Zoeken
  • Dutch

De CFO van de Toekomst - deel 2


We leven in een tijd waarin CFO's hun rol zullen moeten gaan transformeren naar die van een volwaardige business architect. Dus minder achterom kijken en meer vooruit. Dat zal niet eenvoudig zijn en het zal niet van de ene op de andere dag plaatsvinden, maar juist daarom geldt dat hoe eerder we hieraan beginnen, des te beter het is. Wij willen de CFO hierbij op ervaring gebaseerde handvatten aangeven. Ons administratieve vakgebied wordt verstoord door veranderende verwachtingen van directies en aandeelhouders, maar ook door de beschikbaarheid van nieuwe technologie die het mogelijk maakt om sneller een hogere en betere administratieve output te leveren. De inzet van deze nieuwe technologie zou voor ons tijd vrij moeten maken om ons op veel meer taken te richten dan we nu kunnen doen.

In onze vorige blog hebben we al aangegeven dat we hiervoor eerst onze eigen afdeling moeten moderniseren om daarna andere bedrijfsonderdelen te modelleren naar een door ons ontworpen nieuwe business architectuur (http://www.hamiltonroche.com/single-post/2016/11/10/Is-er-toekomst-voor-de-CFO)

We zullen het met elkaar eens zijn dat een dergelijke transformatie een behoorlijke inspanning van de CFO’s vergt, maar aan de horizon gloort een leidende strategische positie binnen onze bedrijven. Middels deze blogs kunnen we ons helaas uitsluitend richten op de belangrijkste zaken. Zaken waarvan de importantie per bedrijf zullen verschillen. We proberen CFO’s de weg te wijzen in een nieuwe door technologie gedreven wereld. Een wereld die niet de onze is, maar het wel wordt.

Waarom moeten wij eigenlijk de rol van business architect vervullen en laten we dat niet aan de CIO over?

Die vraag is simpel te beantwoorden. Wij hebben (als een van de weinigen) het holistische beeld van het bedrijf, haar resultaten, de legacy en governance die nodig zijn om een business strategie te ontwerpen en hiervoor de benodigde technologie te selecteren. De CIO heeft een veel beperkter beeld en volgt (heel generaliserend) slechts de beschikbare technologie. Daarom gaat een CIO primair op zoek naar oplossingen die bewezen zijn en onmiddellijk inzetbaar zijn. Dus meestal eigenlijk pas na een nieuwe release van onze ERP-leverancier. Als CFO streven we net als de CIO, geen nieuwe IT-architectuur na, maar we willen als business architect wel weten welke technologie er naast de ERP-systemen beschikbaar is en wat het kan doen (of niet) om onze business strategie te laten slagen. Door dit soort oplossingen te kiezen, creëren we voornamelijk quick wins en dat is prima. We hoeven immers niet bezorgd te zijn over de houdbaarheidsdatum van een gekozen oplossing, want in feite is iedere oplossing maar 3-4 jaar van toepassing, waarna vernieuwde technologie beschikbaar komt. We zullen echter wel realistisch moeten blijven en ons moeten blijven beseffen dat de technologie er voor ons is en niet andersom. Waar moeten we beginnen in onze eigen afdeling? Maak eerst inzichtelijk wat de taken van de eigen afdeling zijn en hoe we tot meer efficiency en tot betere prestaties kunnen komen. In vrijwel alle bedrijven worden de activiteiten gevormd door een paar standaard business processen: Procure to Pay (P2P), Order to Cash (O2C) en Financial Planning & Analyses (FP&A). Maar om ons voor te bereiden op de gewenste verbeteringen en efficiencyslagen zullen we daaraan Record to Report toe moeten voegen. Eigenlijk is dit het benoemen van informatie binnen ons datamodel, die we op een later tijdstip willen gaan gebruiken voor onze rapportages. De onderstaande illustratie benoemt al onze F&A processen.

Onze belangrijkste processen zijn P2P en O2C, omdat zij het bestaan van onze onderneming vertgenwoordigen. Vaak worden deze processen al ingevuld door het ERP-systeem van onze keuze, maar missen zij vooralsnog belangrijke zaken zoals catalogi, selfservice procurement, approvals of automatische boeking en betaling van facturen, die aan gepreconditioneerde voorwaarden voldoen. Dit gemis draagt niet bij aan de efficiency. Nu kunnen we hiervoor natuurlijk wachten op uitbreidingen van ons ERP-systeem, maar als dat nog enige tijd kan duren en we nemen de leercurve van onze ERP-leverancier en de implementatiecomplexiteit van deze nieuwe uitbreidingen mee in onze beschouwingen, dan is het misschien wel zinvoller om ook naar alternatieven te kijken. Er zijn goede specifieke Procure-to-Pay applicaties op de markt die als service worden aangeboden (SaaS), die veel verder zijn dan bijvoorbeeld ERP oplossingen en er zijn al legio grote bedrijven die dit soort applicaties gebruiken voor hun volledige inkoop (direct en indirect spend) en crediteurenadministratie en uitsluitend consolideren naar het ERP-systeem. Soms zal de CFO bij deze plannen tegenwind ondervinden van de CIO. Deze is van nature een technologievolger en besteedt maar liefst 60-70% van zijn budget om bestaande applicaties in de lucht te houden en CIO's grootste zorg is het effect dat vernieuwing zal hebben op de ontwikkel- en supportcapaciteit van de IT-afdeling. CIO's hebben over het algemeen geen overwegende bezwaren tegen best-of-breed oplossingen van gerenommeerde leveranciers die als een SaaS-dienst worden afgenomen, want dit vereist alleen een bestaande standaardkoppeling (interface) met het ERP-systeem waardoor consolidatie mogelijk wordt en de kwaliteit van de data gewaarborgd blijft. Als we naar dit soort pakketten kijken, dan is Basware vooraanstaand op dit gebied. Basware is een van origine Fins bedrijf met veel gebruikers en een SaaS softwareplatform dat verder gaat dan alleen P2P, want het biedt alle faciliteiten om naar Supply Chain Finance (SCF) te groeien. Onafhankelijke market researchers roemen Basware om het gebruikersgemak en de uitgebreide reporting en analytics (dashboards), maar belangrijker nog is de ondersteuning van de verschillende BTW en sales tax vereisten in Europa en de USA. Wij vinden daarnaast zelf dat Basware uitblinkt in de ondersteuning van de diverse talen, iets wat bij pakketten van Amerikaanse origine vaak beperkt is. Met een dergelijk platform wordt het al mogelijk om 15-20% aan efficiencyvoordelen te behalen. De CFO en de CIO moeten bij de vernieuwing van de F&A functie nauw samenwerken en echte business partners worden. De CFO is immers bijna altijd de grootste afnemer van diensten van de CIO, hetgeen in veel bedrijven ook zichtbaar is in de rapportagelijnen. Zo’n organisatorische en hiërarchische afhankelijkheid zorgt in ieder geval voor een groot begrip van elkaars eisen en wensen inclusief de efficiency, juistheid en snelheid van rapportages. Maar er zijn ook andere redenen zijn waarom een CIO graag zal meewerken aan de vernieuwing van de F&A functie. De CIO wil immers graag in een gecontroleerde omgeving ervaring opdoen met robotics, bots en big data en analytics voor onze (voorspellende) rapportages. Rapportages Onze rapportages vormen een probleem op zich en vaak onderkennen we het niet eens. We proberen maand op maand deze onmiddellijk na afloop van een periode gereed te hebben, maar zijn daarna de rest van de nieuwe periode bezig met additionele rapportages ten behoeve van de directie of anders wel van de accountant. Dat leidt niet tot de nodige efficiencyvoordelen en het is altijd historische informatie. Dat moet toch anders kunnen? We wachten toch ook niet een maand op de weersverwachting van vandaag of morgen? Waarom doen we dat dan wel op de bedrijfsrapportages? Daarom moeten wij er voor gaan zorgen dat we alle gewenste standaardrapportages onmiddellijk te kunnen leveren en maatwerkrapportages binnen enkele uren. Maar ook dat we op basis van analyses van historische gegevens tot voorspellingen kunnen komen. Dat is precies de reden dat we in het bovenstaande schema het voor velen nieuwe proces Record to Report hebben toegevoegd, waarmee we zeker stellen dat we weten welke informatie we nodig hebben voor (aanvullende) rapportages en hoe we de data integriteit hoog kunnen houden. Nog even het volgende over de invulling van de nieuwe rol van de CFO. We zullen niet altijd weten wat de toekomst op technologisch gebied voor ons in petto heeft, maar we kunnen er ook niet op wachten want dan zijn we te laat. Wat we vandaag doen, kan over enkele jaren door nieuwe technologie anders zijn. Met name Artificial Intelligence (AI) ontwikkelt zich heel snel. Dat zal van toepassing zijn voor iedere branche en voor ieder bedrijf. Des te meer verbazingwekkend hoeveel CFO's nog steeds denken dat de wereld voor hen nauwelijks verandert. Laten we toch een massaal ontwaken en zet verandering in en als je hierbij hulp nodig hebt, schroom dan niet om deskundigen in te schakelen voor advies. De kosten hiervan worden meestal in heel korte tijd meerdere malen terugverdient, terwijl je profiteert van de nieuwste inzichten en ervaringen bij andere bedrijven.


28 keer bekeken

HamiltonRoche B.V. 

Pedro de Medinalaan 45

1070 AS AMSTERDAM

info@hamiltonroche.com

+ 31 (0)20-2600 191

Keep in touch

  • Twitter - Black Circle
  • LinkedIn - Black Circle